La expedición de documentos a instancias de los ciudadanos supone un coste administrativo a las arcas municipales en material y en tiempo empleado (salarios). Para hacer frente a estos gastos, algunas entidades locales han establecido una tasa por la expedición de documentos.
En 2006, un informe del secretario del Ayuntamiento conquense de Casasimarro (1.100 habitantes) estimó que la expedición de documentos como fotocopias de documentos administrativos, envíos de fax, certificados (catastrales, de convivencia y empadronamiento), licencias de segregación de fincas y los informes de Alcaldía suponía un coste global de 12.900 euros, de los que 6.900 euros correspondían a salarios y los restantes 6.000 a material de oficina.
Sobre esta base, el pleno del Ayuntamiento del 30 de marzo de ese mismo año aprobó una ordenanza reguladora de la tasa por expedición de documentos administrativos que establecía una cuota fija que debía satisfacer el ciudadano según la naturaleza del documento o expediente a tramitar.
Por ejemplo, se establecía el pago de 3 euros por las certificaciones de bienes inmuebles, de 0,10 euros por las fotocopias de documentos administrativos y de 0,50 euros por otras fotocopias.
El caso de Casasimarro no es especial; son muchas las entidades locales de todos los tamaños que han aprobado ordenanzas similares para hacer frente a los gastos que suponen algunos trámites administrativos. Sin salir de la provincia de Cuenca, también la encontramos en Mota del Cuervo con cuotas que van desde los 0,30 euros por la compulsa de documentos a los 20,50 euros por los certificados de informes de Secretaría solicitados a instancia de parte. Cañaveras, Villagarcía del Llano o Fuente de Pedro Naharro, entre otros, también cuentan con ordenanzas de este tipo.
En todos los casos, el hecho imponible es similar: la actividad municipal derivada de la tramitación, a instancia de parte, de determinados documentos. Como norma general, quedan exentos del pago de la tasa aquellos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, las consultas tributarias, los relacionadas con la devolución de ingresos indebidos, los recursos administrativos contra resoluciones municipales y los relacionados con la prestación de servicios o competencias del municipio.
La forma más corriente de cumplir con esta obligación es la autoliquidación de la tasa en el momento de solicitar la tramitación del documento o expediente.
A través de este tipo de tasas, los ayuntamientos tratan de reducir el impacto en las cuentas públicas de determinados servicios que se prestan en beneficio particular y que suponen un importante gasto en material y tiempo de trabajo.